Как перевести офисы и команды, распределенные по всему миру, на удаленный режим работы, при этом сохранив качество и результативность процесса?

Рассказывает Денис Лагутенко, основатель digital агентства AdsProfit (https://adsprofit.com) и международной affiliate marketing платформы для монетизации трафика LeadBit (https://leadbit.com)

Согласно исследованиям российских рекрутинговых агентств до 16% российских компаний могут не вернуться в офис после ограничительных мер. На вопрос, планируют ли они со временем отказаться от офиса и сократить затраты на его аренду, ответили положительно 27% компаний, из тех, которые занимаются торговлей, 11% — консалтингом, 9% — производством и 8% компаний, оказывающих тренинговые и образовательные услуги, 7% из них работают в сфере IT и коммуникаций.

Кроме того, в период пандемии, с 28 марта до начала июня до 78% российских предприятий предоставили персоналу домашний офис. Домашний офис позволил уберечься от Сovid-19, сэкономил временные затраты на дорогу и добавил сотрудникам несколько свободных часов.

Для наших команд первые пару недель перехода на удаленку были немного стрессовые, и основная задача стояла даже не в перестройке бизнес процессов, а больше в самоконтроле каждого из коллег. Организм, оставшийся дома, ведет себя как дома, и нужно время, чтобы дом стал работой. Также было и у меня. Из лайфхаков, которые помогли — небольшие ритуалы, позволившие быстро переключаться из “домашнего” режима в рабочий.

Например, прогулка за кофе перед тем, как сесть за компьютер или же надеть одежду, в который обычно ходишь на работу. Спустя пару неделю все стало уже намного лучше. Вернулась эффективность, и день стал более продуктивным благодаря экономии времени на дорогу из дома до офиса и обратно.

Это не отпуск

Перед предпринимателями на протяжении всего последнего времени стояла глобальная задача — сделать так, чтобы самоизоляция не застопорила бизнес-процессы, а сотрудники не воспринимали удаленку как внеочередной отпуск.

Наиболее подготовленными к удаленной работе оказались именно IT-компании – большинство из них и ранее частично использовали работу вне офиса. Мы же до пандемии работали преимущественно в офисе, но каждый из коллег имел возможность один-два раза в неделю работать из дома. При переходе на полную удаленку этот опыт оказался очень полезным.

Кому-то для этого пришлось закупать дополнительное оборудование, в том числе, для сотрудников, работающих посменно, например, для операторов контакт-центров. Но подавляющее большинство отмечали, что уже были полностью обеспечены оборудованием и ПО для работы из дома. В то же время востребованными оказались средства телефонии и видеосвязи, бизнес-аккаунты в Skype, Zoom, выделенные каналы VPN для безопасного соединения.

У нас основное общение всегда велось через почту и Skype, а также мессенджеры такие как WhatsApp или Telegram. Пандемия открыла для нас Zoom, который однако не особо прижился.

Поднять дух удаленно

Гиганты отрасли, например, Apple, намерены уже в ближайшее время вернуть своих сотрудников в офис, при этом другие IT-лидеры, такие как Google и Facebook, решили оставить персонал дома до конца года, а Twitter – возможно, навсегда. Мы же перевели весь персонал на удаленку в марте, как и большинство других компаний. После снятия всех ограничений — сотрудники вновь вернулись в офис.

На мой взгляд сохранить и после пандемии домашний офис для своих сотрудников крупным технологическим компаниям позволили хорошо поставленные бизнес-процессы и четкие критерии оценки эффективности работы. В этих компаниях много времени занимает формирование отчетов о проделанной работе, по которым можно даже на удаленке легко оценить результаты работы каждого.

Первое время в социальных сетях ходили смешные фотографии – мама на удаленной работе приникла к монитору, а дети лежат связанными неподалеку на полу. Картинка вызывала улыбку, однако кроме детей оставались и другие психологические барьеры: никто не отменял страх перед переменами, выгорание, стресс. Чтобы избежать этого и добиться продуктивности от сотрудников многие компании в начале пандемии проводили специальные тренинги, а также организовывали специальные сервисы для общения, устраивая вечеринки или small-talk в конце рабочей недели.

Что касается нашей компании, мы, перейдя на home office, сохранили традицию поздравления коллег с днем рождения, при этом скорректировали подарки в сторону различных онлайн-курсов. Также мы организовали совместную помощь в виде дезинфицирующих и защитных средств больницам и различным клиникам, которые в этом нуждались. Кроме того, проводили различные конкурсы и мероприятия после рабочего дня, например, поиск пасхалки на фото с различными призами. В общем — старались поднять дух как могли, и у нас определенно получилось.

Я считаю, что одна из главных задач такого формата работы — сделать так, чтобы люди продолжали чувствовать себя частью единого коллектива. Когда коллеги превращаются в иконки в мессенджере, взаимодействовать становится с одной стороны проще, с другой – сложнее. И руководителям нужно все время держать руку на пульсе в этом направлении.

Общее время

Своя специфика и у тех сотрудников, которые работают в разных часовых поясах: необходимо, чтобы они всегда чувствовали себя одной командой. Я сам почти всю пандемию провел в стране, где разница с Москвой 7 часов, приходилось вставать в 4-5 утра для того, чтобы находиться в одном ритме с сотрудниками. На самом деле здесь все зависит от того, с коллегами из каких стран вы больше всего коммуницируете, и уже исходя из этого можно строить график.

Для сотрудников, работающих в разных часовых поясах, нужно определять оптимальное для всех сторон время, к которому конкретная задача должна быть выполнена. Например, вы выбрали 14:00 по Гонконгу (9 утра по Москве), соответственно задача к этому времени должна быть в любом случае успешно закрыта.

Начало и окончание рабочего дня зависит от того, как распределена команда в часовых поясах – если команда распределена более, чем на два часовых пояса, угодить всем не получится, и поэтому лучше дать членам команды возможность гибкого графика с указанием на то, что часто он будет ненормированным с необходимостью подстраиваться под свободные временные слоты клиентов и партнеров из других часов поясов, но, конечно, в рамках разумного.

Если в Москве ночь, в Гонконге утро, а в Нью-Йорке вечер, логично, что рабочий конференц-колл удобнее будет провести американском или азиатскому офису.

Сделать работу эффективной

В период удаленной работы мы просили своих сотрудников обозначить время гарантированного присутствия на рабочем месте и предсказуемое время реакции на сообщение или вопрос. Если в какое-то время сотрудник не мог присутствовать на месте, необходимо было сообщить об этом в общем чате.

Очень вредными и расслабляющими команду считаются вопросы: «Никто не знает, где сейчас Мария?» или «Может еще кто-нибудь заняться этим вопросом?». Поэтому я советую организовывать работу продолжительными сессиями с несколькими короткими перерывами. Кроме того, во время звонков мы рекомендовали сотрудникам включать видеокамеру – это также дисциплинирует.

Некоторые компании жалуются на простои и на то, что со временем, а именно в июне-июле, энтузиазма у персонала, работающего удаленно, стало значительно меньше. В этих условиях основная нагрузка по поддержанию атмосферы в коллективе ложится на руководителей отделов/департаментов.

Как правило, такие проблемы наблюдаются у линейного персонала. С ними нужно больше общаться, созваниваться и получать от них обратную связь. Это помогает уменьшить их напряжение от удаленной работы и показывает, что несмотря на то, что все работают из дома, мы по-прежнему команда.

В таких случаях можно также создать панель с не глобальными, а более мелкими задачами, которые, к тому же не срочные, и их решение ждет какой-то период времени. К каждой задаче дается описание и предварительный план по времени выполнения. Это помогает сократить творческую прокрастинацию до минимальных 3-4 часов в месяц.

Также маленькие тренинги-напоминания в Zoom могут не только помочь сплотить команду, но и своевременно обсудить перечень задач и напомнить сотрудникам, особенно, креативным и творческим, что мы все работаем для достижения определенного результата. Большинство членов команды хочет работать в сильном коллективе и рассчитывает на профессиональный и карьерный рост.

Информацию о том, что из-за сложившейся ситуации компания может потерять клиентов или ее доходы сократятся, не нужно обсуждать с сотрудниками в таком ключе. Лучше доносить как «преданный и благодарный клиент – это наше будущее, наши доходы и новые возможности».

Опять-таки, если у этого клиента дела пойдут лучше, это поможет увеличить объем работы по нему, и компания сможет расширить пул заказов. Необходимо всегда работать в связке с клиентом и помнить, что его финансовое благополучие является частью благополучия и перспектив компании. Для сотрудников же — это возможность получить повышении заработной платы. Обычно, это тепло отзывается в их душах, и они начинают работать более мотивированно.

Какие цели

Следующий немаловажный момент – информировать сотрудников о том, какие цели мы ставим перед компанией, куда движемся, и что нужно для этого сделать. В дальнейшем, когда мы достигнем этих целей, нужно рассказать им, что мы их успешно реализовали, и в чем выгода компании и самих сотрудников. Если сотрудники видят цели компании, информированы о результатах, они с энтузиазмом работают.

Это и есть психологические аспекты взаимодействия с командой, как в офисе, так и удаленно. Достижения известны – сотрудники довольны и понимают, к каким результатам следует стремиться на следующем этапе. Все это помогает поддерживать корпоративный дух и систему ценностей при удаленной работе.

Хотелось бы коснуться также системы оплаты труда. Ее лучше внедрить, соответствующую вашим текущим задачам. Помимо классической системы для удаленной работы удобным решением может быть почасовая система оплаты труда.

К примеру, раз в две недели сотрудник представляет краткий отчет по затраченным часам на выполнение того или иного задания, используя тайм-трекер. Отчет проверяется и направляется в бухгалтерию. Эти же данные можно использовать, для предоставления информации заказчику.

Преимущества такой системы: любые переработки сразу попадают в отчет и оплачиваются. Недовольных переводом на почасовую оплату, как правило, бывает не более 5%.

Резюмируя, работа и управление распределенными по всему миру командами в удаленном формате не так уж отличается от работы и взаимодействия с ними в рамках офиса. Нужно выработать четкую систему в этом направлении, соблюдать дисциплину, при этом помнить о важности поддержания человеческих отношений с коллегами и быть готовым дать им совет при необходимости. Это позволит создать комфортную рабочую атмосферу для каждого сотрудника и сохранить продуктивность и эффективность на должном уровне.


Понравилось? Поделись с друзьями в соц-сетях!

B-MAG

Редакция Бизнес-журнала - B-MAG.ru Мы публикуем материалы о бизнесе и деловой жизни, предпринимательстве и стартапах, инвестициях, бизнес идеях, технологиях и инновациях. /Business life today – деловая жизнь сегодня/

Новые комментарии:

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

четырнадцать − тринадцать =

Choose A Format
Story
Formatted Text with Embeds and Visuals