Весной 2020 года пандемия COVID-19 отправила на удаленку персонал многих компаний. Управление командой сотрудников стало одной из важных и сложных задач, которую пришлось решать менеджменту предприятий.
Марина Минникова, сертифицированный PMP и продакт-оунер, более 5 лет работает в международных компаниях (среди которых United in Gaming, Sony Pictures Entertainment, Decathlon и другие), где руководит русскоязычной командой разработчиков, связывая их с американскими заказчиками и инвесторами, поделилась своими лайфхаками.
Управлять удаленной командой нелегко, поскольку усложняется система постановки рабочих задач, контроль их выполнения и оценка качества работы. Но еще сложнее координировать действия сотрудников, которые находятся в разных частях света. Временные пояса и усложняют командную работу, и повышают риски ошибок в рабочих процессах. Поэтому важно уделить особое внимание разработке системы совместной работы, чтобы никто не путался в дедлайнах и работа была выполнена в срок.
Полноценная работа международной команды требует несколько типов облачных программ (системы управления проектами, хранилища документации, сервисы для видеовстреч и т.д.). Марина на собственном опыте убедилась в эффективности инструментов, которые помогут вам наладить рабочий процесс на удаленке :
Содержание:
1. Slack
Slack — платформа для корпоративного общения и управления проектами. Ее главная цель — оптимизировать коммуникацию в команде и облегчить взаимодействие между членами команды.
На разных проектах я пользовалась различными инструментами для общей коммуникации, но с уверенностью могу сказать, что Slack является максимально удобным для международной команды с сотрудниками из разных концов света. Даже в бесплатной версии он дает суперудобную платформу для общения, где можно создавать приватные и открытые группы для обсуждения, писать личные сообщения и устраивать созвоны.
Когда я работала United in Gaming, все члены команды (включая руководство, инвесторов, маркетологов и разработчиков) использовали Slack. Это очень удобно, потому что позволяет правильно организовать управление проектами, чтобы никто не путался в дедлайнах и работа была выполнена в срок, а также делает рабочие процессы прозрачными для всех участников.
Основные принципы ведения работы в Slack:
• Сделайте общение непринужденным. Объясните команде, что они могут открыто выражать свое мнение по всем рабочим процессам;
• Отвечайте на все поставленные вопросы и поддерживайте инициативу по улучшению задач. Очень часто фокус бизнес-задач менялся после обсуждения с командой;
• Отмечайте в задачах людей, вовлеченных в вопрос. Не нужно “тегать” весь канал, если в этом нет необходимости;
• Не захламляйте каналы. Пишите чётко и по делу;
• Каждому участнику группы необходимо публиковать свои планы на день и отчитываться по выполненным за день задачам;
• Публикуйте отчеты в текстовом формате в общем канале, чтобы процессы были прозрачными;
• Используйте разные расширения, например от Jira;
• Разделите чаты по определенным отделам, добавляйте туда только ответственных за направление людей;
• Если вы чувствуете, что обсуждение в письменном виде затягивается, не бойтесь созвониться и быстро обсудить все голосом;
• Заведите канал “Random”, где команда может постить забавные мемы и общаться неформально.
2. Jira
Jira — сервис для разнопланового менеджмента проектов, который можно полностью настроить под нужды вашей команды. Поэтому среди пользователей до сих пор продолжаются дебаты, какой же принцип работы и досок выбрать: scrum или kanban.
Jira — довольно сложный инструмент с множеством опций, экранов и представлений, поэтому больше подходит компаниям, занимающимся разработкой программного обеспечения. Он позволяет генерировать различное количество репортов, отражающих действительные статусы и актуальную работу, качество и скорость команды.
Во многих стартапах мы использовали методологию канбан, ставили условное планирование на две недели для заказчика и каждые две недели делали груминг задач (встреча команды, на которой разбираются составляющие бэклога). Основываясь на выставленных приоритетах и статусе “to do”, разработчики сами брали карточки в работу и соблюдали дедлайны. Анализировать ход работы было очень удобно с помощью фильтра “done in past 2 weeks”. Сильная сторона Jira — отслеживание ошибок, они собираются и анализируются в едином журнале. Это позволяет сотрудникам сразу их видеть и оперативно устранять.
3. Notion
Notion — это облачный сервис для управления проектами, который объединяет в себе огромное количество инструментов: заметки и списки дел, документы и таблицы, канбан-доски и базы знаний.
Минималистичный и понятный интерфейс помогает очень быстро и удобно систематизировать документы о команде и проекте. Весь контент хранится на страницах, которые состоят из разнообразных блоков. Это открывает широкие возможности для раскладывания по полочкам любой информации.
Из минусов — к сожалению, на моей практике многие стейкхолдеры (как правило, это выходцы из корпораций или более возрастные люди) так и не научились в полной мере использовать Notion, поэтому использовали преимущественно Google Документы. Получалось, что часть команды используют Notion, а часть Google Документы, что вызывало неразбериху в документах.
4. Airtable
Airtable — это сервис, позволяющий работать не только с таблицами, но и строить реляционные базы данных.
Главное преимущество сервиса перед конкурентами — простой и красивый интерфейс, который делает его интуитивно понятным для любого пользователя. Если вашей организации необходима системность, то Airtable позволяет очень быстро и логично структурировать большие объемы данных благодаря упорядоченному рабочему процессу и полезным «фишкам», которых нет у большинства конкурентов. Например, любую таблицу можно одним кликом перевести в Канбан-доску, а базу данных можно превратить в полноценное веб-приложение.
На одном из крупных проектов мы использовали Airtable системно, что позволяло нам структурировать огромное количество разной информации. За построение системы отвечал один человек, его задачей было сводить всю информацию в компании воедино, чтобы потом ей могли пользоваться остальные сотрудники организации. Такой подход очень удобен и помогает избежать множества ошибок, так как зачастую данные в Airtable связаны между собой и если кто-то по ошибке внес неверную информацию, это может сломать логику в других системах, и ошибка легко будет обнаружена.
5. Zoom или Google Meet
Google Meet и Zoom — два популярных сервиса для видеовстреч.
Если ваша организация использует корпоративную почту Google, то для видеозвонков удобнее использовать Google Meet — невероятно простой и удобный сервис. В календаре при создании нового мероприятия можно одним кликом создать видеовстречу и пригласить участников. У Google Meet меньше ограничений по сравнению с Zoom. Единственный недостаток в том, что все участники видеоконференции должны иметь гугл-аккаунт.
Zoom чаще используют те, у кого нет корпоративной гугл-почты или личного гугл-аккаунта. Из недостатков — если вы используете Zoom бесплатно, ваша встреча будет ограничена 40 минутами. Платный аккаунт в Zoom имеет высокую цену, когда большинство функций (например, увеличение продолжительности встреч и количества участников) доступны бесплатно в тарифном плане Google Meet.
В остальном Zoom и Google Meet схожи по своим функциям. Оба сервиса отлично выполняют свои функции как для небольших совещаний, так и для проведения собрания сотрудников достаточно крупной компании.
Резюмируя: чтобы сотрудники пришли к определенному результату, работая дистанционно, проджект-менеджеру необходимо всегда быть доступным, давать конструктивную обратную связь и формировать направленность работы команды. Поэтому важно, чтобы все участники команды использовали единую платформу для постоянной коммуникации внутри компании. Именно она станет ядром экосистемы удаленной работы сотрудников.
Подбор конкретных комбинаций сервисов — это сугубо индивидуальный процесс. Не отчаивайтесь, если вaм не сразу удастся найти идеальное решение. Воспользуйтесь бесплатным демо-доступом и протестируйте выбранный сервис на небольшой группе сотрудников, чтобы проверить функционал и удобство использования. Так вы обязательно найдете оптимальный инструмент, который подойдет для всей вашей команды.
Новые комментарии: