Проблемы удаленных коммуникаций и гибридного формата работы в небольших компаниях так и не решены. О современных инструментах и действенных приемах — Кирилл Богданов, руководитель группы развития продуктов VK WorkSpace.
Проблемы удаленных коммуникаций
По данным Superjob.ru, в начале 2022 года в каждой второй российской компании были удаленные сотрудники. К 2050 году компании должны полностью адаптироваться к гибкой рабочей среде и командам, рассредоточенным по разным регионам, считают в Фонде Бертельсманна. Онлайн-совещания и обеденные перерывы в режиме видеосвязи давно перестали быть экзотикой. В этих условиях вопрос эффективной работы в распределенных командах как никогда актуален.
Тем временем, проблемы удаленки и гибридного формата работы так и не решены. Такая работа искажает нормальный темп общения — сроки ответа на сообщения существенно увеличиваются, а границы рабочего дня размываются. Растут трудности в области администрирования работы: в распределенной команде даже простейшая задача, такая как доступ нового сотрудника к организационным файлам, может стать квестом на несколько дней с вовлечением его непосредственных руководителей, коллег и HR.
Одновременно увеличиваются риски безопасности: далеко не все личные устройства сотрудников хорошо защищены инструментами информационной безопасности, а доступ к старым письмам в мессенджерах можно получить даже после увольнения.
Если в офисе можно было пустить коммуникации на самотек, в удаленных или территориально распределенных командах этого делать не стоит.
На что обращать внимание в процессе организации удаленных коммуникаций
Удаленные коммуникации сотрудников требуют несколько иного подхода, чем организация процессов в офисе.
Во-первых, нужно строго зафиксировать правила, нормы и временные рамки коммуникаций. К примеру, многие компании в условиях удаленки установили сроки ответа на рабочие сообщения — в среднем около четырех часов. В противном случае сотрудник считается не присутствующим на рабочем месте. При этом он может не отвечать на сообщения, полученные после окончания рабочего дня. Четкие порядки позволяют упорядочить процесс коммуникаций. Но для этого они должны быть закреплены официально: например, в соответствующих приказах и распоряжениях.
Во-вторых, крайне важно контролировать работу сотрудников. По статистике, 44% удаленных сотрудников работают сверхурочно. И это не потому, что они стахановцы. Просто за пределами офиса есть много отвлекающих факторов, будь то социальные сети или домашние питомцы. В результате продуктивность команды ниже, а скорость выгорания людей, вынужденных находиться на рабочем месте круглые сутки — выше.
Наконец, важно установить подходящее программное обеспечение для совместной работы сотрудников. Всего 51% российских компаний, перешедших на гибридный формат работы, использует инструменты для совместной работы, подсчитали в Vanson Bourne. Тем временем, такое ПО способно в разы сократить сроки и повысить качество выполнения задач в распределенных командах. Идеальный вариант — облачное хранилище файлов и документов. Благодаря ему сотрудники могут в режиме онлайн обмениваться контентом, просматривать и редактировать материалы. При этом доступ к хранилищу можно получить с любого устройства, в любом месте и в любое время — это обеспечит мобильность.
Как выбрать правильное ПО для совместной работы сотрудников
В процессе выбора важно обращать внимание на несколько критериев:
• Легкая настройка совместной работы. Любые изменения должны быть мгновенно доступны каждому сотруднику. Так получится уменьшить влияние асинхронных коммуникаций на командную деятельность.
• Удобное администрирование и разграничение прав доступа. Это позволит контролировать версии документов, обеспечит сохранность критически важных данных и защитит работодателя от потерь, вызванных уходом сотрудников.
• Надежность и безопасность. Чтобы обеспечить надежную передачу данных между сотрудниками и их безопасное хранение, должны быть предусмотрены инструменты шифрования информации, предотвращения атак и утечек. Причем важно, чтобы они регулярно обновлялись: хакеры постоянно совершенствуют свое ПО, и даже самые современные ИБ-программы устаревают в течение нескольких месяцев. Стоит также потребовать у поставщика заключения договора SLA — это гарантия надежности продукта.
Еще один важный критерий при выборе ПО для совместной работы сотрудников — его системная интеграция с другими ИТ-решениями. К примеру, если дисковое хранилище интегрировано с почтовым сервером, пользователь получает возможность автоматически извлекать файлы из электронных писем и отгружать их для совместной работы в онлайн-редакторе. Это существенно ускоряет процессы и увеличивает продуктивность команды: по оценке VK Цифровые технологии, единое коммуникационное пространство повышает фокусировку внимания сотрудников на задачах в 1,5 раза.
Кроме того, такое хранилище позволяет существенно экономить время и ресурсы на работу с документами. Так, в KERAMA MARAZZI сотрудники департамента маркетинга и рекламы благодаря облачному хранилищу экономят около 2,5 часов в день на обмен визуальными материалами с командами из других регионов.
Облачная команда
Когда процессы четко отлажены, рабочие процессы задокументированы, а коммуникации оперативны и открыты, удаленные сотрудники могут работать более эффективно. Поэтому облачные сервисы для территориально распределенной или удаленной команды — жизненная необходимость.
Они не занимают места, и их не нужно носить с собой, как флешку, а значит, их невозможно потерять. Наконец, с их помощью можно обмениваться файлами удаленно в пару кликов вне зависимости от их веса и наполнения — удаленные коммуникации и совместная работа сотрудников становятся простыми и максимально прозрачными.
Новые комментарии: