Практически все компании и предприниматели, независимо от специфики осуществляемой деятельности и используемой системы налогообложения, обязаны вести бухгалтерский учет. Самостоятельно разобраться во всех тонкостях процесса, особенно в условиях постоянного изменения законодательства и роста требований к учету, довольно сложно. При этом даже малейшая ошибка может обернуться проблемами с контрагентами, а также штрафами и претензиями со стороны контролирующих органов.
Самый простой и наименее затратный способ организации учета — передача соответствующих обязанностей сторонней организации на аутсорсинг. В статье говорим про бухгалтерский аутсорсинг, рассказываем, кому подойдет данное решение, а также объясняем, как выбрать надежного провайдера.
Содержание:
Глубокое понимание бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это делегирование функций штатной бухгалтерии специалистам внешней организации.
Основная идея аутсорсинга заключается в том, чтобы доверить ведение учетных процессов профессиональному провайдеру бухгалтерских услуг и одновременно с этим вывести за рамки компании непрофильные задачи. Подобная оптимизация позволяет бизнесу более рационально использовать имеющиеся ресурсы и концентрироваться на собственном развитии и решении по-настоящему актуальных задач без риска привлечения к ответственности за несоблюдение правил ведения бухучета.
На аутсорсинг могут передаваться разные задачи, но обычно речь идет о следующих функциях:
• консультирование по вопросам бухгалтерского учета;
• подбор и настройка системы для ведения бухучета;
• расчет налогов, сдача деклараций, взаимодействие с ФНС;
• обработка и проверка первичной документации;
• расчет заработной платы сотрудникам;
• подготовка иных необходимых форм отчетности.
В зависимости от специфики бизнеса, особенностей осуществляемой деятельности и конкретных задач, возможен частичный, полный либо гибридный перевод бухгалтерии на аутсорсинг:
• Частичный — компания сохраняет собственную бухгалтерскую службу, но отдельные функции делегируются внешним специалистам. Например, на аутсорсинг можно передать такие участки как обработка авансовых отчетов, проверка кассовых документов и т.п
• Полный — компания полностью передает все функции по бухучету на аутсорсинг
• Гибридный — компания сохраняет свою бухгалтерию, но руководит ею аутсорсинговая организация.
Независимо от выбранного формата работы, передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет руководству компании освободиться от рутины и заняться тем, что действительно важно — развитием и продвижением своего бизнеса.
Преимущества бухгалтерского сопровождения бизнеса
Аутсорсинг бухгалтерских услуг обладает целым рядом преимуществ:
• Многопрофильность специалистов и минимизация рисков — если в компании нет целого штата бухгалтеров, то маловероятно, что имеющиеся специалисты будут обладать необходимой квалификацией для решения всех возникающих вопросов и проблем. При передаче функций бухгалтерии на аутсорсинг, сопровождением бизнеса займется целая команда профессионалов.
• Отсутствие необходимости решать организационные моменты по сотрудникам — наемный работник может внезапно заболеть, уйти в отпуск или уволиться. В таком случае компания рискует остаться без ценного специалиста и будет вынуждена в срочном порядке искать ему замену. При аутсорсинге бизнес не привязан к конкретному сотруднику, поэтому нужная услуга будет в любом случае выполнена.
• Ответственность провайдера за качественное выполнение работы прописана в договоре и гарантируется им.
Передача бухгалтерии позволит оптимизировать работу компании, а также более эффективно и рационально использовать имеющиеся ресурсы.
Когда стоит задуматься о бухгалтерском аутсорсинге
Задуматься о переходе на аутсорсинг стоит, если, к примеру, содержать собственный отдел нецелесообразно ввиду сезонных изменений в объеме работы, когда возникает необходимость периодического увеличения или сокращения бухгалтерских операций без необходимости расширения или сокращения штата.
Бухгалтерский аутсорсинг также может быть полезен, когда бухгалтерия работает неудовлетворительно и нет возможности набирать новый штат и заниматься контролированием всего процесса. Также поводом к переходу на внешнее обслуживание могут стать внезапно возникшие сложности, резкий рост бизнеса и его выход на новые рынки, в том числе и международные.
Технологические решения в бухгалтерском аутсорсинге
Немаловажную роль в аутсорсинге ведения бухгалтерского учета играют современные технологии и программное обеспечение. Их использование упрощает работу, автоматизирует процессы и обеспечивает безопасность финансовых данных.
Одной из самых распространенных онлайн-платформ для ведения бухгалтерии является 1С: Бухгалтерия предприятия. Однако также есть и другие сервисы: «Контур.Бухгалтерия», «Мое дело», «Эльба», «Фингуру», «Кнопка» и т.д.
Еще одним крайне важным аспектом выступает электронный документооборот (ЭДО) — его использование позволяет оперативно и безопасно обмениваться информацией. Также благодаря ЭДО существенно сокращается объем бумажной нагрузки.
Для создания интеграций и автоматического обмена, синхронизации бухгалтерских и управленческих данных используют ERP-системы.
От того, насколько правильно подобрано программное обеспечение, напрямую зависит эффективность управления финансовыми процессами. При обращении в аутсорсинговую компанию, специалисты сами организуют учет, что избавит от необходимости разбираться в особенностях многочисленных сервисов и платформ.
Юридические аспекты аутсорсинга бухгалтерии
Сотрудничество с аутсорсинговой компанией осуществляется на основании заключенного договора. В каждом случае документ прорабатывается индивидуально, но в обязательном порядке в нем закрепляются следующие положения:
• права и обязанности сторон;
• перечень оказываемых услуг и их стоимость;
• порядок и сроки оказания услуг;
• ответственность сторон за неисполнение обязательств;
• гарантии конфиденциальности информации.
Отметим, что по условиям договора права и обязанности всегда есть у обеих сторон. Это означает, что если бизнес столкнулся с претензиями контролирующих органов по вине аутсорсинговой компании, то он может рассчитывать на получение компенсации. Однако если клиент не исполнил предусмотренные договором обязанности, например, не передал в установленный срок необходимые документы, то аутсорсинговая компания освобождается от ответственности и не отвечает за наступившие неблагоприятные последствия.
Чтобы избежать разногласий и минимизировать риск возникновения споров, важно внимательно подойти к составлению договора и детально зафиксировать все условия и правила сотрудничества.
Часто встречающиеся ошибки на стороне компании при внедрении бухгалтерского аутсорсинга
Сотрудничество с аутсорсинговой компанией еще не гарантирует достижение всех поставленных целей. Более того, нередко бизнес тратит деньги, но не получает желаемого результата. Происходит это по следующим причинам:
• Отказ от участия в процессе внедрения — переход на бухгалтерский аутсорсинг не только занимает определенное время, но и требует выделения ресурсов со стороны бизнеса. Если в начале сотрудничества никак не содействовать провайдеру, то это может обернуться ошибками в построении бизнес-процессов и др.
• Сокрытие от провайдера всего объема задач — аутсорсинговая компания должна с самого начала знать все вводные данные. Не нужно скрывать часть работы ради экономии — это бессмысленно и приведет к лишь к ненужным расходам.
• Нарушение правил сотрудничества — эффективность работы зависит не только от провайдера, но и от клиента. Если компания не выполняет свои обязательства, не соблюдает установленные сроки передачи данных, то это практически гарантированно приведет к появлению ошибок.
Не последнее значение имеет и сама аутсорсинговая компания. Некоторые предприниматели, желая сэкономить, при выборе провайдера смотрят исключительно на цену, что также является серьезной ошибкой.
Как выбрать надежного провайдера по аутсорсингу бухгалтерии
Высокое качество ведения учета и отчетности — главная особенность аутсорсинговых компаний. Однако обеспечить выполнение работы в соответствии со всеми правилами и требованиями законодательства могут лишь организации с большим опытом и значительным штатом специалистов.
Чтобы сотрудничество с аутсорсинговой компанией было эффективным и выгодным, при выборе провайдера обратите внимание на следующие факторы:
• Масштаб бизнеса и его возраст — чем дольше работает компания, тем больше у нее опыта в бухгалтерском сопровождении различных организаций. В особенности это важно для бизнеса со специфической деятельностью.
• Технологичность — современные аутсорсинговые компании для повышения эффективности работы и обеспечения безопасности данных обязательно используют специальные сервисы и программное обеспечение.
• Репутация компании на рынке — по отзывам можно получить достоверную информацию о компании, заранее оценить все преимущества и недостатки сотрудничества.
• Стоимость сопровождения — цены на услуги могут формироваться по-разному, начиная от фиксированных ставок и заканчивая почасовой оплатой. Независимо от методики расчета, обязательно убедитесь, что итоговая стоимость напрямую зависит от реального объема выполненных работ.
Выбор надежного провайдера по аутсорсингу бухгалтерского учета — это залог отсутствия проблем с ведением учета и, как следствие, возможность оптимизировать свои процессы, целиком погрузиться в решение стратегических задач.
Заключение
Бухгалтерский аутсорсинг — это современная услуга, которая призвана снять с руководителя необходимость регулярного контроля за непрофильными функциями и помочь ему сконцентрироваться на развитии и решении стратегических задач. При выборе правильного и надежного провайдера можно будет спокойно заниматься более приоритетными вопросами, не беспокоясь о подготовке бухгалтерской отчетности.
Если вы планируете перевести бухгалтерию на аутсорсинг и не знаете, как лучше поступить, обращайтесь в группу компаний «Мариллион». В качестве основных преимуществ сотрудничества с нами следует отметить:
• Индивидуальный подход к каждому клиенту;
• Гибкость и масштабируемость услуг в зависимости от потребностей каждого конкретного бизнеса;
• За каждым клиентом закреплена персональная команда, обеспечивающая оперативное и качественное решение всех задач;
• Прозрачная стоимость без скрытых платежей позволяет точно планировать бюджет на бухгалтерские услуги;
• Высокая квалификация команды, более 30 лет опыта работы на рынке, использование передовых технологий.
Заполните форму запроса на этой странице, и мы внимательно изучим вашу ситуацию, проведем бесплатную первичную консультацию с ответами на все интересующие вопросы, а также предложим оптимальное решение для вашего бизнеса.
Новые комментарии: