Как мобильные бизнес-приложения меняются сами и меняют мир

Мобильные версии СЭД/ECM-решений полностью меняют сценарии работы с корпоративными документами даже в масштабах крупных компаний в самых сложных отраслях промышленности.

Как бизнес меняется с мобильностью СЭД, и как меняются сами цифровые решения – рассказывает исполнительный директор «АйДи – Технологии управления» Михаил Егоров.

Много данных под рукой

Поскольку цифровая революция помогает достигать нового уровня эффективности и гибкости, системы электронного документооборота (СЭД) и платформы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) развиваются в соответствии с трендами времени.

И находят большой и восприимчивый рынок: IDC в исследовании за 2020 год оценивало средние годовые роста объема корпоративных данных на ближайшие два года в 42,2%.

Когда приложения впервые появились на мобильной сцене, почти все они были предназначены для личного пользования: коммуникации, развлечения, обучение, банковские операции или просмотр веб-страниц.

Сегодня бизнес-модели становятся все более мобильными, и компаниям необходимо брать на себя технологическое обеспечение возможности работать в любом месте и в любое время без привязки к офису.

Делать это возможно через развитие мобильных приложений, дублирующих возможности стационарного ПО на привычном рабочем месте.

Вне офиса – новая норма

Согласно данным Gallup, даже до пандемии 43% сотрудников компаний в США в течение года хотя бы какое-то время работали удаленно, и эта цифра постоянно росла. COVID-19 и режим полной или частичной изоляции (в зависимости от страны и региона) окончательно оформили домашний или удаленный офис в качестве нормы.

Целые компании переходят сегодня на полностью удаленный или гибридный офис. Работодатели и сотрудники все чаще согласны с тем, что гибкость графика и возможность смены локации в течение рабочего становятся ощутимыми преимуществами удаленной работы.

Новые поколения сотрудников и вовсе считают опцию удаленки одним из основных требований при устройстве на работу.

Однако качественное вовлечение сотрудников в процесс может быть сложной задачей для компаний с удаленными сотрудниками.

Мобильная ECM/СЭД-платформа может стать прекрасным решением этой задачи. Но только в том случае, если сможет предоставить сотрудникам возможность полноценного участия в рабочих процессах через качественные инструменты совместной работы с потоком корпоративных документов.
BYOD и цифровая трансформация

С повсеместным распространением смартфонов, планшетов и компьютеров многие компании разрешили сотрудникам использовать свои личные смартфоны для выполнения рабочих задач в рамках концепции, известная как Bring Your Own Device (BYOD).

BYOD – совсем не новая концепция, но ожидается, что темпы ее внедрения продолжат расти.

Более того, согласно отчету Research and Markets, рынок BYOD будет расти годовыми темпами в 17% до 2023 года. Чтобы удовлетворить потребности этой новой рабочей силы, организации перестраиваются. Отраслевые аналитики придумали новый термин для этого – «предприятие в движении».

Концепция описывает то, как организации используют ИТ-инновации для автоматизации бизнес-процессов и концентрации необходимого бизнес-функционала в мобильных приложениях, доступных в рамках всего штата сотрудников компании.

Чек-лист мобильного приложения

Эффективные мобильные бизнес-приложения должны быть не просто уменьшенной версией полноценного корпоративного софта десктопной версии.

Сегодня пользователи хотят получить ту же функциональность, тот же пользовательский опыт, те же показатели скорости отклика и производительности, что и офисные приложения через мобильное устройство.

Для мобильных ECM-решений это означает предоставление мощных функциональных возможностей для оптимизации таких задач, как утверждение рабочих процессов, документальное сопровождение проектов, включая работу с технической и административной документацией.

Современные мобильные ECM-решения расширяют локальные платформы и инструменты документооборота, «доставляя» их функциональность до мобильной среды.

Многие из них отличаются простотой интерфейса и помогают пользователям оптимизировать задачи благодаря мощной функциональности.

Сотрудники получают возможность модернизировать и трансформировать свои рабочие привычки, используя современные программы, которые обеспечивают удобство и гибкость в режиме реального времени.

Одним из наиболее важных требований к мобильным ECM-решениям является безопасность.

Использование сетей и брандмауэров за пределами периметра традиционного офиса — больной вопрос, с которым сталкиваются многие компании.

При оценке мобильного ECM-решения выбирайте то, которое предлагает безопасный доступ к корпоративным хранилищам. Убедитесь, что доступ к документам предоставляется беспрепятственно и безопасно с помощью уникальных URL-адресов и/или защищенных паролем и зашифрованных вложений.

Удобство использования — еще одна критическая характеристика, определяющая принятие и успех мобильного ECM-приложения. Работа в Интернете с телефона или планшета в идеале не должна чем-то отличаться от работы со стандартным программным обеспечением, установленным на рабочем месте.

Базовый список также включает в себя интуитивные интерфейсы, поддержку различных платформ и устройств, эргономичность, высокую скорость отклика, обеспечение максимальной простоты поиска нужных данных и документов, а также их редактирования и ввода новой информации.

Все может ECM

Мобильные ECM/СЭД-решения давно и успешно используются для задач клиентского обслуживания, например, предоставляя мобильный доступ к истории счетов, контрактам на обслуживание, техническим схемам и т.д.

Сегодня они применяются в растущем количестве корпоративных сценариев использования, например для поддержки задач автоматизации сервисного обслуживания заказчика в полевых условиях.

Важный вектор текущей стадии развития мобильных ECM/СЭД-решений заключается в возможности масштабирования и интеграции с другими промышленными информационными системами: ERP, EAM (системами управления основными фондами предприятия) и СMMS (системами управления техническим обслуживанием).

Мобильные ECM помогают улучшить оперативность доступа к информации, повысить детализацию и точность отчетности, поскольку сотрудники могут получать информацию на месте, а не по возвращении в офис, что сокращает время задержки в продвижении проектных работ.

Также, мобильное ECM/СЭД-решение позволяет членам правления или руководству проектной группы просматривать повестку заседания прямо на своих iPad или Android-планшетах, а также на смартфонах.

Находиться в одном помещении, и даже в одном городе или стране, им совершенно не обязательно. А все принятые резолюции и договоренности можно официально запротоколировать в рамках доступного участникам заседания документа.

Такое решение также позволяет гарантировать, что только уполномоченные лица имеют доступ к документам, хранящимся в репозитории корпоративной ECM/СЭД-платформы.

Лицом к пользователю

Дальнейшее развитие бизнес-приложений класса ECM/СЭД возможно через повышение скорости путем использование различных шаблонов под типовые задачи работы с документами.

Это может быть, текст резолюции, замечания при отклонении документа и т.д.

Второй вектор — поддержка групповых операций, то есть, однотипных действий для групп документов. Групповой характер могут носить и так называемые «предлагаемые действия» – автоматические подсказки дальнейших шагов по работе с документом при определенных сценариях.

Совершенствование интерфейса мобильных СЭД/ECM также возможно путем повышения опций по персонализации настроек под задачи конкретного пользователя.

В целом высокие результаты в этой сфере сегодня обеспечивает подход, при котором мобильный бизнес-инструмент по простоте и эффективности работы не отличается от обычных потребительских приложений, установленных на том же самом телефоне.

Цель – максимально упростить процесс использования бизнес-приложения без необходимости в специальном обучении пользователей, нивелируя любое ощущения «разрыва» между корпоративным и повседневным пользовательским опытом.