Самая популярная тема у представителей малого бизнеса – цейтнот. В любой беседе предприниматели задевают проблему нехватки времени. Очень часто наш драгоценный ресурс отбирают «поглотители времени». Давайте разберемся, как с ними бороться.
Содержание:
1. Концентрируйте внимание
Вы заняты решением задачи, но тут к вам подходит коллега и задает вопрос, или звонит телефон, или приходит по почте срочный вопрос от клиента. Каждый раз вы отвлекаетесь и выпадаете из процесса: тратите время на ответ, консультацию, извинения, что вы заняты. Вам трудно вернуться к прежней сосредоточенности на задаче. В результате, задача, которая могла быть решена за несколько часов, растягивается на два дня.
Другой пример – вы хотите побыть с семьей, детьми, погрузиться в их эмоции, но по работе приходят десятки сообщений, а еще на почту надо ответить, так семейный вечер снова превращается в «офис дома».
Что делать?
• Поставьте телефон на беззвучный режим и выделите специальное время, когда вы перезвоните.
• Договаривайтесь о любых личных контактах заранее.
• Переложите часть прерывающих событий на подчиненных. Они могут, например, отвечать на письма и звонки по телефону. Наймите секретаря или ассистента.
• Тренируйте силу воли, учитесь не отвлекаться по любому поводу.
2. Отмените бесцельные встречи
Вы приходите на встречи, посещаете конференции, слушаете зум/тимз весь день, но всё это делаете «для галочки». Отнесем сюда и такие ситуации: бесцельная болтовня с коллегами, постоянные перекуры, скроллинг ленты соцсетей.
Что делать?
• Спросите себя: зачем я здесь? С каким результатом я выйду с конференции? Мне лично обязательно здесь быть?
• Договоритесь, что вы будете лишь на той части совещания, где ваше присутствие необходимо.
• Обсудите возможность делать какую-то работу прямо на совещании, если вам не нужно участвовать в обсуждении и вы не будете отвлекать коллег.
• Выделите специальные часы для общения с коллегами, партнерами и пропишите для себя цель каждой встречи.
• Посчитайте в минутах и часах, сколько времени вы «забираете» у спорта, у семьи, у досуга для саморазвития.
3. Планирование
Хаос — это то, что забирает наше время из-за отсутствия оптимизации рабочего процесса, планирования задач, выстраивания приоритетов и оценивания собственных возможностей.
Постоянная необходимость решать «срочные», а не стратегические задачи постепенно приводит к ухудшению результатов работы, особенно критично, это для топ-менеджмента. Если вы погрязли в текучке, срочных делах, значит, полностью упустили видение будущего, стратегических вопросов. Отказ от собственных эмоциональных и физических потребностей приводит к срывам, из-за которых полезная деятельность может надолго остановиться.
Что делать?
• Стройте планы на день, на неделю, на месяц. Оставляйте «буфер» — время, в которое вы будете разбирать хаотичные, спонтанные задачи.
• Учитывайте в планере время, которое необходимо вам на отдых, питание, восстановление сил.
• Определите, какие задачи наиболее важны, а какие можно отложить.
• Готовьтесь к любой встрече или совещанию заранее, чтобы не пришлось встречаться или собираться повторно.
• Запишите, на что вы тратите время в течение рабочего дня.
• Проанализируйте получившийся результат и используйте его для дальнейшего планирования.
4. Спокойствие в потоке вместо тревожности
В сильном стрессе, из-за внутренней тревоги, мы тратим на задачу на 6-8 часов больше или делаем то, что решилось бы само собой. Среди самых распространенных эмоциональных проблем, из-за которых мы теряем много времени — боязнь «белого листа» (страх начать новое дело), волнение, синдром откладывания, спешка и потеря интереса к делу до его окончания.
Что делать?
• Отдохните, смените сферу деятельности, восстановите физические и моральные силы. Это способствует ровному эмоциональному состоянию и творческому подъему.
• Изучите себя, узнайте, какие эмоциональные состояния, крадущие время, свойственны именно вам. Используйте для этого курсы, книги по психологии или медитацию как метод самопознания.
• Признайте существование проблемы. Это не всегда просто, но очень важно для того, чтобы ее решить.
• Вырабатывайте привычку самонаблюдения вместе с коучем, снижайте уровень стресса и тревожности.
5. Отпустите излишнюю тревожность, не бойтесь отказать
Нередко мы ничего не успеваем, потому что слишком много берем на себя, не владеем навыками управления собой, людьми и ресурсами. Мы не можем отказать, если нас просят о помощи, даже если наш день уже расписан по минутам и берем на себя ответственность за чужие дела.
Что делать?
• Освойте технологию конструктивного отказа. Формула конструктивного отказа выглядит примерно так: «Спасибо, что вы обратились ко мне, я очень хотел бы помочь (присоединение), но сейчас я занят собственным проектом (причина) и не могу уделить время вашей проблеме (отказ). Но я могу заняться вашим делом завтра (альтернатива).
• Избавьтесь от чувства вины, если не можете помочь. Совершенствуйте ваши управленческие и коммуникационные навыки с помощью курсов, тренингов или индивидуальной работы с коучем. Самый эффективный метод борьбы с хронофагами, пожирающими ваше время — узнать их в лицо, то есть понять, на что именно уходит ваше время и как его оптимизировать. Тренируйтесь вместе с коучем, и вы увидите, как за 4 недели вы получите совершенно иные результаты. Попробуйте.
Новые комментарии: